予実管理で使える無料ツールを解説

<サマリ> 

今回は、予実管理の担当についた方が、データを集めたり、加工したりする時に使える無料ツールを解説します。

予実管理ツールと一言で言っても、無料のものから有料のものまで幅広く機能も多岐にわたりますが、なぜ無料ツールの解説かというと・・・

経営企画部や財務部はコストにシビアなことが多く、有料ツールの導入はハードルが高い傾向にあるためです。

様々な業種の方からご相談いただきますが、間接部門である経営企画部や財務部は、なかなか有料ツールの導入には踏み込めないという意見をよく頂きます。

そこで、本日は無料ツールで出来ることを予実管理の業務に沿って解説していきます!

<目次>

1)業務プロセス(IPO)に沿って紹介

 1.1)Input(入力)

 1.2)Process(処理)

 1.3)Output(出力)

2)有料ツールの導入を検討するタイミング

3)まとめ

<筆者のプロフィール>

この記事は、予実管理システムの導入歴で8年以上の経験を持つメンバーが、実際のプロジェクト経験に基づいて解説します。

1)業務プロセス(IPO)に基づいて紹介

 1.1)Input(入力)

予実管理の業務では、まず初めに各部や各担当者に予算を入力してもらうところから始まります。経営企画部や財務部などの本部は、事前に予算策定用のフォームを用意しておき、そのフォームに沿って入力してもらいます。

◇Excel(※Microsoft社)

無料ツールとして、予算策定のフォームとして最も使用されているのはExcelです。

Excelは加工しやすいので、制度会計と違って企業ごとに要件が異なりやすい管理会計の分野で活用されることが多いです。

また、普及率が高いため、「システムは苦手」という現場の営業担当者でも比較的使ったことがあり、直感的に操作しやすいという点も採用される理由です。

一方デメリットとしては、Excelは1つ1つがファイルとして個々のパソコンに保存されているため、共同作業や同時入力には向きません。そのため、各部ごとにExcelファイルが分かれて、集計に時間がかかってしまうということがあります。

また更新の度に、ファイルがVer1・Ver2・Ver3・・・と増え、最新版のファイルが本部に届いていないということも発生しやすいです。

その他、普及しているツールであるがために、本部が用意したフォームを現場の方が壊して入力されてしまうという話もよく聞きます。

◇Googleスプレッドシート(※Google社)

最近、Excelの代わりとして使用が増えてきているのが、Googleスプレッドシートです。

Excelと同様に無料で使える表計算ツールですが、Excelと違う1番のポイントは、インターネット上でスプレッドシートにアクセスし、インターネット上で編集をするというところです。

スプレッドシートはインターネット上にファイルがあるため、複数人が同時に入力することができます。誰がどの部分を編集しているかリアルタイムで表示してくれるので、他の人の編集した箇所を消してしまったり、同じ箇所を編集してしまったりということが起きにくいです。

そにため、本部が管理するファイル数も格段に減らすことができます。

デメリットとしては、スプレッドシートはインターネット上でプログラムが稼働しているため、関数の計算やデータの処理に時間がかかる点です。

簡易的な入力や計算であれば問題ないことが多いですが、複雑な処理には向いていません。

またExcelと同様、本部が用意したフォームを壊して入力されてしまうという懸念があります。

(※セルにロック機能をかけることもできますが、多用すると重くなります)

ただ、共同作業に向いているといっても、同じファイル内に役員報酬やコストの配賦ロジックなど、事業部門に見られてはいけない数字を記載することは業務上できないため、1ファイルでスプレッドシートによる予実管理の業務がリアルタイム管理できることはありません。

1.2)Process(処理)

現場に入力してもらった予算や見通し数値は、本部にて集計していきます。集計のタイミングで、足りない情報を補足したり、各部で使う項目やコードが異なる場合には、社内共通の体系に変換をかけていきます。

予実比較のためには、実績の形式に合わせて策定された予算を変換する必要もあります。

◇Excelマクロ(※Microsoft社)

Excelのマクロとは、Excel内の複数操作を自動化する機能のことです。マクロの設計をしておくと、自動でデータの集計や並び変え、計算などをボタン一つでやってくれます。

マクロの記録機能を使うと、Excel操作した内容を記録し、マクロ実行ボタンを押すことで、記録した操作が自動で再現されます。煩雑な反復作業を簡略化できます。

しかし、マクロの記録機能は複雑な操作は出来ず、複雑な処理をするためにはVBAを利用する必要があり、プログラミング知識が求められます。

専門性が高くなるため、業務が変わった場合のメンテナンスも、マクロが出来る人に依存してしまいがちです。

◇アクセスVBA(※Microsoft社)

アクセスはデータベース管理ソフトです。大量のデータを蓄積し、加工や抽出が可能です。VBAはプログラミングにより、データベースの処理を自動化できます。

アクセスVBAはプログラミングで動くため、細かい指定をして、より厳密なデータの処理ができます。処理できるデータ量も大きいため必要な情報を一括でまとめ、分割作業による人為的エラーが発生しにくいというのもメリットです。

その一方で、前述した通りVBAのプログラミングは必要不可欠です。テーブルやクエリの作成などITリテラシーが高くないと使いこなすのは難しく、業務変更の際のメンテナンスも、システム部などに依頼しなくてはいけないというケースが多いです。

 1.3)Output(出力)

最終的な予実比較の業務です。一般的に予算と実績を表やグラフ形式で対比し、差異を出します。差異の原因を特定するために、明細データの分析をし、結果を経営会議や外部報告用の資料としてまとめます。

◇Excel(※Microsoft社)

分析としても良く使われるのはExcelです。予算入力をExcelでしている場合には、実績もExcelに反映することで、データを集約すればピポット操作により予実対比ができます。表計算はもちろんのこと、グラフ機能もあるため、状況に応じて様々な形式で予実比較が可能です。

しかし、Excelに予実比較の元データとなる予算と実績の情報をすべて集約しなくてはいけないので、必然的にデータ量が多くなりExcelの処理が重くなってしまいます。

また、比較するだけなら良いのですが、いざ分析しようとすると差異原因を特定するための明細データが別で管理されているため、複数ファイルまたは別システムに調査をしにいかなくてはならないということが多いです。

◇BIツール(※Microsoft Power BI Google Data Studioなど)

BIツールというと有料のものが思い浮かぶかもしれませんが、今は無料で使えるものも出ています。もちろん有料版に比べ機能や利用範囲に制限がありますが、Excelなどにはないメリットがあります。

BIツールを使うメリットは、大容量のデータ処理が出来るので、予実分析に必要となるデータをすべて揃えて差異の特定がしやすいというところです。差異が出ているところをクリックすると、集約データの明細情報にドリルダウンしていけるツールもあります。

また、グラフのバリエーションが豊富なため、出力形式も自在に選ぶことができます。

デメリットとなるのは、BIツール内で分析を完結させるために、膨大なデータを取り込まなくてはいけないということです。多くの企業で、データ連携漏れや連携ミスが発生しています。

そしてBIツールは、他の普及しているツールよりシステム色が強くなり、使いこなすためにはITリテラシーを求められます。

結果として、BIツールを利用しているのは本部だけとなり、事業部がデータを使いこなしたり、予算への意識を向上させる施策をBIで実行するのは難易度が相当高くなります。

2)有料ツールの導入を検討するタイミング

ここまで無料ツールを紹介してきましたが、数百社の予実管理を見てきた経験上、無料ツールから有料のツールに切り替えを検討されるタイミングが、企業規模が一定値を超えると発生します。

担当の方が参考と出来るように、他社のよくある検討理由をご紹介します。

 ・業務が属人化していて、担当者の退社・移動・産休などによるリスクを感じる

 ・現場が入力した予算の収集や数値チェックに時間がとられ、予実分析ができない

 ・組織変更の多さ、明細データの多様さなどが原因となり、予実差異の特定が困難

 ・実績反映に時間がかかるなどの理由で、予実管理の分析結果を現場が活用できていない

 ・メンテナンスをIT部門に依頼しなくてはならず、自部門だけで業務を完結したい

有料ツールの中には、それぞれ無料ツールのデメリットをすべて克服できるものがあります。上記のような検討するタイミングが来たら、一度有料ツールに関する情報収集してみてはいかがでしょうか。

3)まとめ

予実管理で使える無料ツールについて、業務ごとに解説してきましたがいかがだったでしょうか?すでに使っているもの、名前だけは聞いたことがあるものなど、様々かと思います。

しかしながら、それぞれのツールには特色があるものの、無料ツールは総じて

【メリット】無料のため利用の敷居が低い、簡単

【デメリット】属人化しやすい、出来ることに限りがある、手間がかかる

と言えます。

企業によって合うもの合わないものがあるので、重要視するポイントを整理した上で利用を検討してみてください。

以上、皆さんの日々の予実管理業務にお役に立てれば幸いです。

<その他 参考情報>

1)KPI管理を強化したい、日本の経営戦略部 担当者インタビューはこちら↓

2)SAP、Saleforceなど、予実管理に必要な各種データを一元化し、稼ぐ力を強化する事例を見る

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